Quando utilizam o Microsoft Teams ou ferramentas de colaboração semelhantes, os funcionários têm frequentemente preocupações específicas sobre a proteção e monitorização de dados. Alguns aspectos importantes são
- Segurança dos dados: Os funcionários querem ter a certeza de que os seus dados pessoais e conteúdos de trabalho estão seguros. Pretende saber que medidas de segurança o Microsoft Teams utiliza para proteger os dados contra o acesso não autorizado.
- Armazenamento e acesso aos dados: questões como o local onde os dados são armazenados e quem tem acesso aos mesmos são fundamentais. Os empregados querem saber como é que os seus dados são tratados e protegidos, e se esses dados são armazenados fora do seu país, o que pode suscitar preocupações em termos de privacidade devido a legislações diferentes.
- Transparência e controlo: Os trabalhadores querem informações claras sobre os dados recolhidos e a forma como são utilizados. Por isso, é importante ter uma política de privacidade transparente e definições que lhes permitam controlar as suas preferências de privacidade.
- Receios de vigilância: No que diz respeito à vigilância, os trabalhadores receiam frequentemente que as suas actividades possam ser controladas de forma demasiado próxima. Querem ter a certeza de que funcionalidades como indicadores de estado, relatórios de atividade ou gravações de ecrã não estão a ser utilizadas indevidamente para monitorizar o seu desempenho de uma forma que possam considerar invasiva.
- Conformidade com as leis de proteção de dados: Os colaboradores esperam que a utilização das Teams cumpra as leis locais e internacionais de proteção de dados, em particular o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) da UE, que impõe requisitos rigorosos ao tratamento de dados pessoais.
É importante que as empresas levem estas preocupações a sério e forneçam formação e orientações adequadas que não só expliquem as funcionalidades do Teams, mas também mostrem como a proteção de dados e a privacidade são garantidas.
O receio dos trabalhadores de serem vigiados
Os receios de vigilância entre os empregados, especialmente no que diz respeito à utilização de ferramentas como o Microsoft Teams, resultam frequentemente da preocupação de que as suas actividades possam ser monitorizadas de forma demasiado intensa e possivelmente sem serem notadas. Eis alguns pontos específicos que muitas vezes suscitam preocupações:
- Registos de atividade e visualizações de estado: O Microsoft Teams e plataformas semelhantes registam diferentes tipos de atividade do utilizador, tais como tempos de início de sessão, duração da utilização e padrões de interação. Estas informações podem ser utilizadas para fins administrativos, mas os trabalhadores receiam que esses dados possam ser utilizados para controlar em pormenor o seu desempenho profissional ou os seus hábitos.
- Reuniões e partilha de ecrãs: A capacidade de gravar reuniões e partilhar ecrãs é uma parte importante do Microsoft Teams. No entanto, os empregados podem estar preocupados com o facto de as gravações estarem a ser feitas ou utilizadas sem o seu consentimento explícito, ou de a partilha de ecrã estar a ser utilizada para saber mais sobre as suas práticas de trabalho do que gostariam.
- Monitorização da comunicação: A comunicação entre colaboradores, seja através de mensagens ou ficheiros partilhados, também é armazenada no Teams. Isto pode alimentar o receio de que as suas conversas privadas ou informações sensíveis sejam facilmente acessíveis e possam ser monitorizadas.
- Ferramentas de monitorização automatizadas: Algumas empresas implementam software que reconhece automaticamente determinadas palavras-chave nas comunicações ou analisa o empenho dos empregados. Estas práticas podem reforçar a sensação de estar a ser constantemente vigiado.
- Orientações para a proteção de dados e respectiva aplicação: Os trabalhadores querem saber claramente quais as orientações para a proteção de dados que a empresa segue e como estas são aplicadas. As incertezas ou ambiguidades destas orientações podem exacerbar o medo da vigilância.
Para fazer face a estes receios de vigilância, as empresas devem estabelecer directrizes e limites claros que protejam a privacidade dos empregados. É importante ser transparente quanto à finalidade e ao âmbito dos dados recolhidos e garantir que a utilização desses dados é justa e está em conformidade com a lei. Os empregados devem também poder gerir as suas definições de privacidade e controlar o que acontece aos seus dados.
O que é que o próprio trabalhador pode fazer para ocultar as suas actividades e situação reais?
Existem várias formas de os colaboradores ocultarem as suas actividades e estado reais em ferramentas como o Microsoft Teams para protegerem a sua privacidade. Aqui tens algumas dicas práticas:
- Ajustes de estado: No Microsoft Teams, os utilizadores podem definir o seu estado manualmente. Em vez da apresentação automática de “Disponível”, “Ocupado” ou “Ausente”, os utilizadores podem definir permanentemente o seu estado para uma definição específica para revelar menos sobre a sua disponibilidade real.
- Utilização das definições de privacidade: Os funcionários devem verificar e ajustar as definições de privacidade no Microsoft Teams. Por exemplo, as definições de notificação podem ser personalizadas de modo a que sejam enviados menos dados de atividade. Desativar os relatórios de atividade de outros utilizadores também pode ser útil.
- Restringir a partilha de ecrã: Durante as reuniões, os funcionários devem certificar-se de que partilham apenas as janelas específicas necessárias para a apresentação, em vez de partilharem o ecrã inteiro. Isto evita que informações pessoais ou outros documentos de trabalho sejam mostrados involuntariamente.
- Atenção à comunicação: As informações sensíveis não devem ser partilhadas através do Microsoft Teams se houver preocupações quanto à monitorização. Em alternativa, podem ser utilizados serviços de mensagens encriptadas, que oferecem um nível de segurança mais elevado.
- Utilização de contas pseudónimas: Em alguns casos, pode ser possível utilizar contas pseudónimas para disfarçar a tua identidade. No entanto, isto depende da política da empresa e não é praticável ou permitido em todos os ambientes de trabalho.
- Ferramentas técnicas para disfarçar a atividade: Existem soluções de software que podem simular que o utilizador está ativo, imitando os movimentos regulares do rato ou as teclas premidas. No entanto, estas práticas estão muitas vezes numa área cinzenta legal e podem violar os Termos de Utilização do Microsoft Teams.
- Comunicação e feedback transparentes: se os trabalhadores tiverem dúvidas sobre o controlo, devem manifestá-las num contexto adequado, quer através de feedback direto à administração, quer através do conselho de empresa. A resolução de problemas de proteção de dados pode levar a que a política da empresa seja reavaliada e adaptada.
É importante que os trabalhadores estejam conscientes das potenciais consequências de tentar ocultar as suas actividades num contexto profissional. Um diálogo mais aberto sobre as preocupações em matéria de proteção de dados e a procura de um compromisso com o empregador é frequentemente a abordagem mais sustentável.
O detentor do estatuto é uma opção!
A utilização de ferramentas de software como um“suporte de estado” para manipular o teu próprio estado no Microsoft Teams ou em plataformas semelhantes é muitas vezes tecnicamente possível, mas há aspectos importantes a considerar antes de utilizar essas ferramentas:
- Ética e ética profissional: manipular artificialmente o estatuto de uma pessoa pode ser considerado pouco ético, especialmente num ambiente de trabalho baseado na confiança e na transparência. Pode também afetar a moral e causar tensão na equipa.
- Proteção de dados e vigilância: Embora a utilização de tais ferramentas possa aliviar os receios de vigilância a curto prazo, não é uma solução sustentável para os problemas subjacentes à proteção de dados. É mais eficaz discutir as preocupações em matéria de proteção de dados diretamente com o empregador e procurar soluções conjuntas.
- Política e cultura do trabalho: A utilização de tais ferramentas deve também ser considerada no contexto da política e cultura da empresa. Em algumas organizações, a utilização de ferramentas de manipulação do estatuto pode ser aceite ou mesmo comum, enquanto noutras pode ser estritamente proibida.
Se os funcionários tiverem sérias preocupações sobre a sua privacidade e monitorização, é aconselhável discuti-las abertamente com a administração ou o departamento de TI. Em muitos casos, podem ser desenvolvidas directrizes comuns que protegem tanto os interesses da empresa como a privacidade dos empregados.
