Quando utilizzano Microsoft Teams o strumenti di collaborazione simili, i dipendenti hanno spesso preoccupazioni specifiche sulla protezione e il monitoraggio dei dati. Alcuni aspetti importanti sono
- Sicurezza dei dati: i dipendenti vogliono assicurarsi che i loro dati personali e i contenuti del lavoro siano al sicuro. Vuoi sapere quali sono le misure di sicurezza adottate da Microsoft Teams per proteggere i dati da accessi non autorizzati.
- Memorizzazione e accesso ai dati: questioni come il luogo in cui i dati vengono memorizzati e chi può accedervi sono fondamentali. I dipendenti vogliono capire come vengono gestiti e protetti i loro dati e se questi vengono archiviati al di fuori del loro paese, il che può sollevare problemi di privacy a causa delle diverse legislazioni.
- Trasparenza e controllo: i dipendenti vogliono informazioni chiare su quali dati vengono raccolti e come vengono utilizzati. Per questo motivo è importante disporre di un’informativa sulla privacy trasparente e di impostazioni che consentano loro di controllare le proprie preferenze in materia di privacy.
- Timori di sorveglianza: quando si parla di sorveglianza, i dipendenti sono spesso preoccupati che le loro attività possano essere monitorate troppo da vicino. Vogliono essere rassicurati sul fatto che funzioni come gli indicatori di stato, i rapporti di attività o le registrazioni delle schermate non vengano utilizzate in modo improprio per monitorare le loro prestazioni in un modo che potrebbero trovare invasivo.
- Conformità alle leggi sulla protezione dei dati: I dipendenti si aspettano che l’uso dei Team sia conforme alle leggi locali e internazionali sulla protezione dei dati, in particolare al Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) dell’UE, che impone requisiti rigorosi sul trattamento dei dati personali.
È importante che le aziende prendano sul serio queste preoccupazioni e forniscano una formazione adeguata e linee guida che non solo spieghino le funzionalità di Teams, ma mostrino anche come vengono garantite la protezione dei dati e la privacy.
La paura dei dipendenti di essere sorvegliati
I timori di sorveglianza dei dipendenti, soprattutto in relazione all’uso di strumenti come Microsoft Teams, nascono spesso dalla preoccupazione che le loro attività possano essere monitorate troppo intensamente e magari inosservate. Ecco alcuni punti specifici che spesso generano preoccupazioni:
- Registri di attività e visualizzazioni di stato: Microsoft Teams e piattaforme simili registrano diversi tipi di attività degli utenti, come i tempi di accesso, la durata di utilizzo e i modelli di interazione. Queste informazioni possono essere utilizzate per scopi amministrativi, ma i dipendenti temono che tali dati possano essere utilizzati per monitorare nel dettaglio le loro prestazioni lavorative o le loro abitudini.
- Riunioni e condivisione dello schermo: La possibilità di registrare le riunioni e condividere le schermate è una parte importante di Microsoft Teams. Tuttavia, i dipendenti potrebbero temere che le registrazioni vengano effettuate o utilizzate senza il loro esplicito consenso, oppure che la condivisione dello schermo venga utilizzata per conoscere le loro pratiche lavorative più di quanto vorrebbero.
- Monitoraggio delle comunicazioni: anche le comunicazioni tra i dipendenti, sia attraverso i messaggi che i file condivisi, vengono archiviate in Teams. Questo può alimentare la paura che le loro conversazioni private o le loro informazioni sensibili siano facilmente accessibili e possano essere monitorate.
- Strumenti di monitoraggio automatico: Alcune aziende implementano software che riconoscono automaticamente determinate parole chiave nelle comunicazioni o analizzano il coinvolgimento dei dipendenti. Queste pratiche possono rafforzare la sensazione di essere costantemente monitorati.
- Linee guida per la protezione dei dati e loro attuazione: i dipendenti vogliono chiarezza sulle linee guida per la protezione dei dati che l’azienda segue e su come vengono applicate. Le incertezze o le ambiguità di queste linee guida possono esacerbare la paura della sorveglianza.
Per affrontare questi timori di sorveglianza, le aziende dovrebbero stabilire linee guida e confini chiari che proteggano la privacy dei dipendenti. È importante essere trasparenti sullo scopo e sulla portata dei dati raccolti e garantire che l’uso di questi dati sia corretto e conforme alla legge. I dipendenti devono anche poter gestire autonomamente le impostazioni sulla privacy e controllare cosa succede ai loro dati.
Cosa può fare il dipendente stesso per nascondere le sue reali attività e il suo stato?
Ci sono vari modi in cui i dipendenti possono nascondere le loro reali attività e il loro stato in strumenti come Microsoft Teams per proteggere la loro privacy. Ecco alcuni consigli pratici:
- Adattamento dello stato: In Microsoft Teams, gli utenti possono impostare il loro stato manualmente. Invece della visualizzazione automatica di “Disponibile”, “Occupato” o “Assente”, gli utenti possono impostare in modo permanente il loro stato su un’impostazione specifica per rivelare meno informazioni sulla loro effettiva disponibilità.
- Utilizzo delle impostazioni sulla privacy: I dipendenti devono controllare e regolare le impostazioni sulla privacy in Microsoft Teams. Ad esempio, le impostazioni di notifica possono essere personalizzate in modo da inviare meno dati sulle attività. Anche la disattivazione dei rapporti di attività per altri utenti può essere utile.
- Limitare la condivisione dello schermo: durante le riunioni, i dipendenti dovrebbero assicurarsi di condividere solo le finestre specifiche necessarie per la presentazione, invece di condividere l’intero schermo. In questo modo si evita di mostrare involontariamente informazioni personali o altri documenti di lavoro.
- Attenzione alla comunicazione: le informazioni sensibili non dovrebbero essere condivise tramite Microsoft Teams se si teme il monitoraggio. In alternativa, è possibile utilizzare servizi di messaggistica criptata, che offrono un livello di sicurezza superiore.
- Utilizzo di account pseudonimi: In alcuni casi, potrebbe essere possibile utilizzare account pseudonimi per camuffare la tua identità. Tuttavia, questo dipende dalla politica aziendale e non è possibile o consentito in tutti gli ambienti di lavoro.
- Strumenti tecnici per mascherare l’attività: esistono soluzioni software che possono simulare che l’utente sia attivo imitando i movimenti regolari del mouse o la pressione dei tasti. Tuttavia, queste pratiche si trovano spesso in una zona grigia dal punto di vista legale e possono violare i Termini d’uso di Microsoft Teams.
- Comunicazione e feedback trasparenti: se i dipendenti hanno dei dubbi sul monitoraggio, devono sollevarli in un contesto appropriato, sia attraverso un feedback diretto alla dirigenza che attraverso il comitato aziendale. Affrontare i problemi di protezione dei dati può portare a rivalutare e adattare la politica aziendale.
È importante che i dipendenti siano consapevoli delle potenziali conseguenze del tentativo di nascondere le proprie attività in un contesto professionale. Un dialogo più aperto sui problemi di protezione dei dati e la ricerca di un compromesso con il datore di lavoro è spesso l’approccio più sostenibile.
Il Titolare di Stato è un’opzione!
L’utilizzo di strumenti software come un“porta-status” per manipolare il proprio status in Microsoft Teams o piattaforme simili è spesso tecnicamente possibile, ma ci sono aspetti importanti da considerare prima di utilizzare tali strumenti:
- Etica e lavoro: manipolare artificialmente il proprio status può essere considerato immorale, soprattutto in un ambiente di lavoro basato sulla fiducia e sulla trasparenza. Potrebbe anche influire sul morale e causare tensioni nel team.
- Protezione dei dati e sorveglianza: sebbene l’uso di questi strumenti possa alleviare i timori di sorveglianza nel breve termine, non è una soluzione sostenibile ai problemi di protezione dei dati sottostanti. È più efficace discutere dei problemi di protezione dei dati direttamente con il datore di lavoro e cercare soluzioni comuni.
- Politica e cultura del lavoro: l’uso di questi strumenti deve essere considerato anche nel contesto della politica e della cultura aziendale. In alcune aziende, l’uso di strumenti di manipolazione dello status può essere accettato o addirittura comune, mentre in altre può essere severamente vietato.
Se i dipendenti hanno serie preoccupazioni sulla loro privacy e sul monitoraggio, è consigliabile discuterne apertamente con la direzione o con il reparto IT. In molti casi è possibile sviluppare linee guida comuni che tutelino sia gli interessi dell’azienda che la privacy dei dipendenti.
