Al utilizar Microsoft Teams o herramientas de colaboración similares, los empleados suelen tener preocupaciones específicas sobre la protección y la supervisión de los datos. Algunos aspectos importantes son
- Seguridad de los datos: Los empleados quieren asegurarse de que sus datos personales y contenidos de trabajo están seguros. Quieres saber qué medidas de seguridad utiliza Microsoft Teams para proteger los datos de accesos no autorizados.
- Almacenamiento y acceso a los datos: Cuestiones como dónde se almacenan los datos y quién tiene acceso a ellos son fundamentales. Los empleados quieren saber cómo se manejan y protegen sus datos, y si estos datos se almacenan fuera de su país, lo que puede plantear problemas de privacidad debido a las diferentes legislaciones.
- Transparencia y control: Los empleados quieren información clara sobre qué datos se recogen y cómo se utilizan. Por tanto, es importante una política de privacidad transparente y unos ajustes que les permitan controlar sus preferencias de privacidad.
- Miedos a la vigilancia: Cuando se trata de vigilancia, a los empleados a menudo les preocupa que sus actividades puedan ser vigiladas demasiado de cerca. Quieren tener la seguridad de que funciones como los indicadores de estado, los informes de actividad o las grabaciones de pantalla no se están utilizando indebidamente para controlar su rendimiento de un modo que puedan considerar invasivo.
- Cumplimiento de las leyes de protección de datos: Los empleados esperan que el uso de Equipos cumpla las leyes locales e internacionales de protección de datos, en particular el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE, que impone requisitos estrictos sobre el tratamiento de datos personales.
Es importante que las empresas se tomen en serio estas preocupaciones y proporcionen formación y directrices adecuadas que no sólo expliquen las funcionalidades de los Equipos, sino que también muestren cómo se garantizan la protección de datos y la privacidad.
El miedo de los empleados a la vigilancia
Los temores de vigilancia entre los empleados, especialmente en relación con el uso de herramientas como Microsoft Teams, a menudo surgen de la preocupación de que sus actividades puedan ser vigiladas con demasiada intensidad y posiblemente de forma inadvertida. He aquí algunos puntos concretos que suelen suscitar preocupación:
- Registros de actividad y visualizaciones de estado: Microsoft Teams y plataformas similares registran distintos tipos de actividad de los usuarios, como las horas de inicio de sesión, la duración del uso y los patrones de interacción. Esta información puede utilizarse con fines administrativos, pero a los empleados les preocupa que esos datos puedan utilizarse para controlar detalladamente su rendimiento laboral o sus hábitos.
- Reuniones y compartir pantallas: La posibilidad de grabar reuniones y compartir pantallas es una parte importante de Microsoft Teams. Sin embargo, a los empleados puede preocuparles que se hagan o utilicen grabaciones sin su consentimiento explícito, o que se utilice la pantalla compartida para saber más de lo que les gustaría sobre sus prácticas laborales.
- Supervisión de la comunicación: La comunicación entre empleados, ya sea a través de mensajes o archivos compartidos, también se almacena en Teams. Esto puede alimentar el miedo a que sus conversaciones privadas o su información sensible sean fácilmente accesibles y puedan ser vigiladas.
- Herramientas de supervisión automatizada: Algunas empresas implantan programas informáticos que reconocen automáticamente determinadas palabras clave en las comunicaciones o analizan el compromiso de los empleados. Estas prácticas pueden reforzar la sensación de estar constantemente vigilado.
- Directrices de protección de datos y su aplicación: Los empleados quieren saber con claridad qué directrices de protección de datos sigue la empresa y cómo se aplican. Las incertidumbres o ambigüedades de estas directrices pueden exacerbar el miedo a la vigilancia.
Para hacer frente a estos temores de vigilancia, las empresas deben establecer directrices y límites claros que protejan la intimidad de los empleados. Es importante ser transparente sobre la finalidad y el alcance de los datos recogidos y garantizar que el uso de estos datos es justo y conforme a la ley. Los empleados también deben poder gestionar ellos mismos su configuración de privacidad y controlar lo que ocurre con sus datos.
¿Qué puede hacer el propio empleado para ocultar las actividades y la situación reales?
Hay varias formas en que los empleados pueden ocultar sus actividades reales y su estado en herramientas como Microsoft Teams para proteger su privacidad. Aquí tienes algunos consejos prácticos:
- Ajustes de estado: En Microsoft Teams, los usuarios pueden ajustar su estado manualmente. En lugar de la visualización automática de «Disponible», «Ocupado» o «Ausente», los usuarios pueden establecer permanentemente su estado en una configuración específica para revelar menos sobre su disponibilidad real.
- Uso de la configuración de privacidad: Los empleados deben comprobar y ajustar la configuración de privacidad en Microsoft Teams. Por ejemplo, se pueden personalizar los ajustes de notificación para que se envíen menos datos de actividad. También puede ser útil desactivar los informes de actividad de otros usuarios.
- Restringir el uso compartido de la pantalla: Durante las reuniones, los empleados deben asegurarse de que sólo comparten las ventanas específicas que son necesarias para la presentación, en lugar de compartir toda la pantalla. Esto evita que se muestren involuntariamente datos personales u otros documentos de trabajo.
- Precaución en la comunicación: No se debe compartir información sensible a través de Microsoft Teams si existe preocupación por la supervisión. Como alternativa, se pueden utilizar servicios de mensajería encriptada, que ofrecen un mayor nivel de seguridad.
- Uso de cuentas seudónimas: En algunos casos, puede ser posible utilizar cuentas seudónimas para disfrazar tu identidad. Sin embargo, esto depende de la política de la empresa y no es factible ni está permitido en todos los entornos de trabajo.
- Herramientas técnicas para disfrazar la actividad: Existen soluciones de software que pueden simular que el usuario está activo imitando los movimientos habituales del ratón o las pulsaciones de las teclas. Sin embargo, estas prácticas se encuentran a menudo en una zona gris legal y pueden infringir las Condiciones de uso de Microsoft Teams.
- Comunicación y retroalimentación transparentes: Si los empleados tienen dudas sobre la supervisión, deben plantearlas en un entorno adecuado, ya sea mediante retroalimentación directa a la dirección o a través del comité de empresa. Abordar los problemas de protección de datos puede llevar a reevaluar y adaptar la política de la empresa.
Es importante que los empleados sean conscientes de las posibles consecuencias de intentar ocultar sus actividades en un contexto profesional. Un diálogo más abierto sobre las preocupaciones en materia de protección de datos y la búsqueda de un compromiso con el empresario suele ser el planteamiento más sostenible.
¡El Portaestatus es una opción!
Utilizar herramientas de software como un«portador de estado» para manipular tu propio estado en Microsoft Teams o plataformas similares suele ser técnicamente posible, pero hay aspectos importantes a tener en cuenta antes de utilizar dichas herramientas:
- Ética y ética laboral: Manipular artificialmente el propio estatus puede considerarse poco ético, especialmente en un entorno laboral basado en la confianza y la transparencia. También podría afectar a la moral y provocar tensiones en el equipo.
- Protección de datos y vigilancia: Aunque el uso de estas herramientas puede aliviar los temores de vigilancia a corto plazo, no es una solución sostenible a los problemas subyacentes de protección de datos. Es más eficaz tratar directamente con el empresario los problemas de protección de datos y buscar soluciones conjuntas.
- Política y cultura laboral: El uso de estas herramientas también debe considerarse en el contexto de la política y la cultura empresarial. En algunas organizaciones, el uso de herramientas de manipulación de estatus puede estar aceptado o incluso ser habitual, mientras que en otras puede estar estrictamente prohibido.
Si los empleados tienen serias dudas sobre su privacidad y vigilancia, es aconsejable hablar abiertamente de ellas con la dirección o el departamento de informática. En muchos casos, pueden elaborarse directrices comunes que protejan tanto los intereses de la empresa como la intimidad de los empleados.
